Yeni modül, servis aracı kazalarında bildirimden kapanışa tek dosya

Kimse yaşamak istemez, ama her gün yüzlerce kilometre yol yapan bir servis ağında er ya da geç bir kaza olur: arkadan çarpma, park hâlindeki araca sürtme, kavşakta yan çarpışma. O anda önemli olan önce insanlardır; ardından gelen süreç ise genellikle dağınıktır. Fotoğraflar şoförün telefonunda kalır, tutanak bir klasöre girer, sigorta yazışmaları e-postada, masraflar bir tabloda tutulur. Aylar sonra "o kazanın maliyeti neydi, kimin kusuruydu, tedarikçiye yansıttık mı?" sorusunun cevabı kimsede tam olarak bulunmaz.

RotaMerkezi'nin 1.8 sürümüyle gelen kaza ve hasar yönetimi modülü bu süreci olay yerinden kapanışa kadar tek bir dosyada topluyor.

Olay yerinde: önce güvenlik, sonra birkaç dokunuş

Şoför uygulamasında kırmızı bir Kaza bildir düğmesi var. Ekran önce can güvenliğini hatırlatıyor ve tek dokunuşla 112'yi aratıyor. Ardından şoför yalnızca birkaç soruyu yanıtlıyor:

• Yaralı var mı? Polis ya da ambulans çağrıldı mı?
• Servis aracı mı çarptı, ona mı çarpıldı? Kaza şekli ne?
• Karşı aracın plakası, araç yola devam edebilir mi?
• Fotoğraflar: kamerayla çekilir ya da galeriden eklenir.

Konum cihazdan otomatik alınıyor. Sefer, hat, araç, şoför ve tedarikçi bilgisi zaten sistemde olduğu için yeniden yazılmıyor. Kaza o sırada devam eden bir seferde olduysa araçtaki yolcular biniş kayıtlarından çıkarılıyor; operasyon ekibi kimin hâlini soracağını ilk dakikada biliyor.

Bildirim gönderildiği anda yüksek öncelikli bir olay açılıyor (yaralı varsa ya da ambulans çağrıldıysa kritik) ve kaza yönetimi yetkisi olan kişilere anlık bildirim gidiyor.

Ofiste: kaza dosyası

Operasyon → Kazalar ekranında her kaza numaralı bir dosya (ör. KZ-2026-0001). Dosyada:

• Olay bilgisi: zaman, konum, kaza şekli, hava, yol ve ışık koşulları
• Resmî süreç ve sigorta: tutanak türü ve numarası, sigorta ve kasko dosya numaraları, eksper, kusurlu taraf ve kusur oranı
• Karşı taraflar: araç, yaya ya da mülk; plaka, araç sahibi, sigorta, hasar
• Yaralanmalar: yolcu, şoför ya da üçüncü kişi; ağırlık, tedavi, hastane
• Masraflar ve tahsilatlar: onarım, ikame araç, çekici, hukuk, tazminat ve sigortadan gelen tahsilatlarla net maliyet
• Belgeler: fotoğraflar, kaza tespit tutanağı, polis tutanağı, eksper raporu, fatura, ifade
• Zaman çizelgesi: notlar ve durum değişiklikleri

Dosya bildirildi, inceleniyor, sigorta, onarım ve kapandı adımlarıyla ilerliyor. Kapatırken not yazmak zorunlu; bağlı olay da kendiliğinden çözülüyor. Sigorta, eksper ya da yönetim için fotoğraflı bir PDF özeti tek tıkla alınabiliyor.

Her kurumun süreci farklı

Bir hastanenin kaza sonrası adımlarıyla bir fabrikanınki aynı değil. Bu yüzden modülü sabit bir form olarak değil, kurumun ayarlayabileceği bir yapı olarak tasarladık:

• Kontrol listesi: "Yolcuların durumu kontrol edildi", "Kaza tespit tutanağı alındı", "Sigortaya hasar bildirimi yapıldı", "Şoförün yazılı ifadesi alındı" gibi hazır adımlarla geliyor. Kurum bu listeyi kendi sürecine göre değiştiriyor; her dosyada adımı kimin, ne zaman işaretlediği görünüyor.
• Özel alanlar: iç olay numarası, hasar fotoğrafını çeken kişi, iş kazası bildirimi yapıldı mı gibi kuruma özgü bilgiler için kaza dosyasına alan eklenebiliyor.
• Modül: kaza yönetimi kurum bazında açılıp kapatılabiliyor.

Tedarikçi ve hakediş

Personel servisi çoğunlukla tedarikçi firmalarla yürütülüyor. Kusur tedarikçideyse dosyada yansıtılacak tutar belirleniyor ve bu tutar kazanın olduğu ayın hakedişine kesinti olarak giriyor. Hakediş onaylandıktan sonra tutar artık değiştirilemiyor; böylece sonradan yapılan düzeltmeler hakedişle çelişmiyor.

Hazır raporlara eklenen kaza raporu dönemdeki kazaları hat, araç, şoför, tedarikçi, ağırlık, yaralı sayısı, kusur ve net maliyetle listeliyor. Rapor Excel ya da PDF olarak alınabiliyor, dilenirse e-postayla düzenli gönderilebiliyor. Hangi hatta, hangi saatte, hangi araçta kazanın yoğunlaştığını görmek önleyici tedbirlerin de başlangıcı.

Sağlık verisi ayrı korunuyor

Kaza dosyası, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olan sağlık bilgisi içerebiliyor. Bu yüzden:

• Yaralanma bilgileri şifreli saklanıyor ve yalnızca ayrı bir yetkiyle ("yaralanma ayrıntılarını gör") görülebiliyor. Denetim kaydına sağlık ayrıntısı yazılmıyor.
• Dosya kapandıktan sonra kurumun belirlediği saklama süresi (varsayılan 10 yıl) dolduğunda ad, hastane ve notlar anonimleştiriliyor.
• Karşı sürücünün adı ve telefonu şifreli tutuluyor; fotoğrafların içindeki konum bilgisi siliniyor.
• Her belge görüntüleme ve PDF çıktısı denetim kaydına yazılıyor.
• Tedarikçi temsilcisi yalnızca kendi araçlarının kazalarını görüyor.

Konum ve sağlık verisinin servis yönetiminde nasıl korunması gerektiğini KVKK yazımızda ayrıntılı ele almıştık.

Nasıl başlanır?

Modül mevcut paketlere eklendi. Kurum yöneticisi Operasyon → Kazalar ekranından kontrol listesini kendi sürecine göre düzenleyebilir, Ayarlar → Özel alanlar → Kaza dosyası bölümünden kuruma özel alanları tanımlayabilir. Şoförler bir sonraki açılışta uygulamada Kaza bildir düğmesini görür.

Modülü kendi hatlarınız ve tedarikçilerinizle görmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Şoförün internet bağlantısı yoksa kaza bildirilebilir mi?

Kaza bildirimi fotoğraf yüklediği için bağlantı gerektirir. Bağlantı yoksa şoför operasyon ekibini telefonla arayabilir; kaza dosyası ofisten de açılabilir ve fotoğraflar sonradan eklenebilir.

Kaza dosyasını yalnızca şoför mü açabilir?

Hayır. Kaza yönetimi yetkisi olan kullanıcılar Operasyon → Kazalar ekranından da dosya açabilir; örneğin kaza telefonla bildirildiyse ya da sefer dışında olduysa.

Yaralanma bilgilerini kimler görebilir?

Yalnızca "yaralanma ayrıntılarını gör" yetkisi verilen roller. Bu yetkisi olmayan kullanıcılar dosyada yalnızca yaralanmanın kimi kapsadığını (yolcu, şoför, üçüncü kişi) ve ağırlığını görür; ad, hastane ve notları görmez.

Kaza maliyeti tedarikçiye nasıl yansıtılır?

Kusur tedarikçideyse dosyada "tedarikçiye yansıt" seçilir ve tutar girilir. Tutar kazanın olduğu ayın hakedişine kesinti kalemi olarak eklenir.