Kaza ve hasar yönetimi

Olay yerinden ilk bildirim

Servis aracı kazaya karıştığında şoför, uygulamadaki Kaza bildir düğmesiyle birkaç dokunuşta bildirim yapar. Ekran önce can güvenliğini hatırlatır ve tek dokunuşla 112'yi arama imkânı verir.

• Yaralı var mı, polis ya da ambulans çağrıldı mı, araç yola devam edebilir mi
• Kaza şekli, servis aracının durumu (çarpan / çarpılan) ve karşı aracın plakası
• Konum cihazdan alınır; fotoğraflar kamerayla çekilir ya da galeriden eklenir
• Sefer, hat, araç, şoför ve tedarikçi bilgileri otomatik bağlanır
• Kaza anında araçta olan yolcular biniş kayıtlarından çıkarılır; böylece hal hatır kontrolü kimlerle yapılacağı bellidir

Bildirim gönderildiği anda yüksek öncelikli bir olay açılır (yaralı varsa ya da ambulans çağrıldıysa kritik) ve kaza yönetimi yetkisi olan kişilere anlık bildirim gider.

Tek yerde kaza dosyası

Her kaza numaralı bir dosyada izlenir (Operasyon → Kazalar):

• Olay: zaman, konum, kaza şekli, hava, yol ve ışık koşulları, açıklama
• Resmî süreç ve sigorta: kaza tespit tutanağı ya da polis tutanağı ve numarası, sigorta ve kasko dosyası, eksper, kusurlu taraf ve kusur oranı
• Karşı taraflar: araç, yaya ya da mülk; plaka, sürücü, araç sahibi, sigorta ve hasar bilgisi
• Yaralanmalar: yolcu, şoför ya da üçüncü kişi; yaralanma ağırlığı, tedavi ve hastane
• Masraflar ve tahsilatlar: onarım, ikame araç, çekici, sağlık, hukuk, tazminat kalemleri ve sigortadan ya da karşı taraftan gelen tahsilatlarla net maliyet
• Belgeler: fotoğraf, tutanak, eksper raporu, fatura, ifade
• Zaman çizelgesi: dosyadaki notlar ve durum değişiklikleri, kim tarafından ne zaman yapıldığıyla

Dosya bildirildi → inceleniyor → sigorta → onarım → kapandı adımlarıyla ilerler. Kapanışta not zorunludur ve bağlı olay da kendiliğinden çözülür.

Kurumunuza göre esnek

Her kurumun kaza süreci farklıdır. RotaMerkezi bu farkı ayarla karşılar, yazılım değişikliği gerektirmez:

• Kontrol listesi: "Kaza tespit tutanağı alındı", "Sigortaya hasar bildirimi yapıldı", "Yolculara bilgi verildi" gibi adımları kurum kendisi tanımlar (hazır bir liste ile başlar); her dosyada adımı kimin, ne zaman işaretlediği görünür
• Özel alanlar: kaza dosyasına kuruma özgü alanlar eklenir (metin, sayı, tarih, evet / hayır, seçim listesi) ve dosyada doldurulur
• Modül olarak: kaza yönetimi kurum bazında açılıp kapatılabilir

Tedarikçi, hakediş ve raporlama

• Kusur tedarikçi firmadaysa yansıtılacak tutar belirlenir ve kazanın olduğu ayın hakedişine kesinti olarak girer; onaylanmış hakedişe giren tutar artık değiştirilemez
• PDF özeti: sigorta, eksper ve yönetim için fotoğraflı, "gizli" ibareli kaza dosyası çıktısı
• Kaza raporu: dönemdeki kazalar hat, araç, şoför, tedarikçi, ağırlık, yaralı, kusur ve net maliyetle; Excel ve PDF olarak alınabilir, e-postayla düzenli gönderilebilir

KVKK ve gizlilik

Kaza dosyası hassas kişisel veri içerir; bu yüzden ayrı korunur:

• Yaralanma bilgileri özel nitelikli sağlık verisidir: şifreli saklanır ve yalnızca ayrı bir yetkiyle görülür; denetim kaydına sağlık ayrıntısı yazılmaz
• Dosya kapandıktan sonra saklama süresi (varsayılan 10 yıl, kurum ayarı) dolunca ad, hastane ve notlar anonimleştirilir
• Karşı sürücünün adı ve telefonu şifreli saklanır
• Belgeler herkese açık olmayan alanda tutulur, fotoğrafların konum bilgisi silinir; her belge görüntüleme ve PDF çıktısı denetim kaydına yazılır
• Veri kapsamı uygulanır: tedarikçi temsilcisi yalnızca kendi araçlarının kazalarını görür

Sık sorulan sorular

Kaza dosyasını yalnızca şoför mü açabilir?

Hayır. Kaza yönetimi yetkisi olan kullanıcılar Operasyon → Kazalar ekranından da dosya açabilir; örneğin kaza telefonla bildirildiyse ya da sefer dışında olduysa. Fotoğraf ve belgeler sonradan da eklenebilir.

Yaralanma bilgilerini kimler görebilir?

Yalnızca "yaralanma ayrıntılarını gör" yetkisi verilen roller. Diğer kullanıcılar yaralanmanın kimi kapsadığını ve ağırlığını görür; ad, hastane ve notları görmez.

Kaza maliyeti tedarikçiye nasıl yansıtılır?

Kusur tedarikçideyse dosyada tedarikçiye yansıtma seçilir ve tutar girilir. Tutar kazanın olduğu ayın hakedişine kesinti kalemi olarak eklenir.

Kontrol listesini ve kaza dosyasındaki alanları değiştirebilir miyiz?

Evet. Kontrol listesi Kazalar ekranından, kuruma özel alanlar Ayarlar → Özel alanlar → Kaza dosyası bölümünden düzenlenir. Yazılım değişikliği gerekmez.