Alternatif ulaşım masrafı

Servis gelmediğinde personel mağdur olmasın

Servis gelmediği, durağa uğramadığı, çok geciktiği ya da iptal edildiği gün personel işe taksiyle, toplu taşımayla ya da kendi aracıyla gelmek zorunda kalabilir. RotaMerkezi'de bu masraf kâğıt ve e-posta trafiği olmadan bildirilir, incelenir ve ödenir.

Personel portalından fişli bildirim

Personel, portaldaki Masraflarım ekranından:

• Son günlerdeki seferini seçer (ya da tarih ve yön girer)
• Ulaşım türünü ve tutarı yazar
• Fişin fotoğrafını telefonundan çeker ya da PDF yükler
• Bildiriminin durumunu izler; karar verilmeden geri çekebilir, sonuç bildirim olarak gelir

Sefer verisiyle otomatik kanıt

Her bildirime seferin gerçek verisi kendiliğinden eklenir:

• Sefer iptal edildi mi, hiç başlamadı mı
• Araç kişinin durağına uğradı mı, kaç dakika gecikti
• Kişinin biniş kaydı ya da "bugün binmeyeceğim" bildirimi var mı
• Seferde arıza ya da kaza kaydı var mı

Sonuç "veri destekliyor / çelişiyor / doğrulanamadı" olarak gösterilir; onaylayan kişi tartışmalı durumları tahmine değil veriye göre değerlendirir.

Onay, ödeme ve muhasebe

Personel → Ulaşım masrafları ekranında:

• Özet kartları ve süzgeçlerle bekleyen bildirimler, kanıt ve fiş önizlemesi
• Tam ya da kısmi onay, gerekçeli ret
• Onaylananları ödeme referansıyla toplu ödendi işaretleme
• Bordro ve muhasebe için CSV dışa aktarım

Kişi kendi masrafına karar veremez; onaylayan yalnızca kendi veri kapsamındaki personelin bildirimlerini görür.

Tedarikçiye yansıtma

Servis tedarikçi kaynaklı gelmediyse onaylanan tutar, o ayın hakedişine kesinti kalemi olarak girer. Bir masraf yalnızca bir kez kesilir.

Kurumunuza göre ayarlanır

• Masraf bildirimi açık / kapalı
• Bildirim süresi (sefer gününden sonra kaç gün içinde)
• Bildirim başına üst tutar
• Fiş zorunluluğu
• "Çok gecikti" sayılacak gecikme eşiği
• Fiş saklama süresi

KVKK

• Fişler herkese açık olmayan alanda saklanır; yalnızca kişinin kendisi ve yetkililer görür, her görüntüleme denetim kaydına yazılır
• Fotoğraflar yeniden kodlanır: içindeki konum (EXIF / GPS) bilgisi silinir ve boyutu küçültülür
• Saklama süresi dolan fiş dosyaları otomatik silinir; masraf kaydı ve tutarı kalır

Sık sorulan sorular

Personel her gün taksi masrafı bildirebilir mi?

Bildirim yalnızca kurumun belirlediği süre içindeki seferler için yapılabilir ve her bildirime seferin gerçek verisi eklenir. Servis zamanında geldiyse ve kişi binmediyse bu, kanıtta "veri çelişiyor" olarak görünür.

Fiş zorunlu mu?

Kurum ayarıdır. Fiş zorunluysa fişsiz bildirim gönderilemez; kendi aracıyla gelişlerde fiş istenmez.

Onaylanan masraf nasıl ödenir?

Onaylanan bildirimler toplu olarak "ödendi" işaretlenir ve CSV olarak bordroya ya da muhasebeye aktarılır. Ödeme kurumun kendi süreciyle yapılır.

Masraf tedarikçiden kesilebilir mi?

Evet. Servis tedarikçi kaynaklı gelmediyse onaylanan tutar o ayın hakedişine kesinti olarak eklenir.